Améliorer un processus de facturation en 5 étapes

À la question : « Est-il possible d’améliorer n’importe quel processus grâce au Lean Six Sigma ? », nous répondrons par l’affirmative. Qui plus est, avec un exemple d’amélioration d’un processus de facturation. Votre scepticisme persiste ? Alors, nous décortiquons pour vous l’histoire de deux employés de la société néerlandaise  HTM Personenvervoer. Inscrits à notre formation Green Belt, les deux collègues ont passé à la loupe leur processus de facturation. Grâce au modèle DMAIC et à ses 5 phases  ils ont élaboré un plan d’amélioration et généré une réduction de coûts de 15 000 euros ! Découvrez en détails comment il est possible d’améliorer un processus de facturation en 5 étapes.

La problématique de départ du processus de facturation : seuls 10 % des factures traitées immédiatement et des coûts de gestions élevés

Dans le cadre de l’exercice pratique lors de leur formation Green Belt, les deux collègues de la société HTM Personenvervoer  se sont attaqués à la qualité du processus de facturation, et en particulier le principe de la correspondance à trois voies ou  direct matching , afin de réduire ses coûts. En effet, pour qu’une facture soit immédiatement payable, il doit y avoir une correspondance directe entre la commande, la réception et la facture. Si cette correspondance n’existe pas, cela demande plus de démarches administratives et donc plus de coûts afin de trouver la commande correspondante à la facture. Selon leurs impressions, le direct matching du projet en question était estimé à 10%.

L’objectif du projet d’amélioration du processus de facturation : augmenter le direct matching pour diminuer les coûts de gestion !

Dès le départ de leur projet d’amélioration, nos deux collaborateurs ont posé un objectif net et précis : établir 80 % des factures de telle manière que celles-ci puissent être traitées immédiatement. Autrement dit, augmenter le pourcentage de direct matching et par conséquent, diminuer les frais de gestion des factures pour leur entreprise.

Grâce aux 5 étapes du DMAIC , ils ont amélioré leur processus de facturation

Le modèle DMAIC, composé de 5 étapes, est l’outil incontournable du Six Sigma et a, à maintes reprises, porté ses fruits pour de nombreux projets d’amélioration. Convaincus lors des sessions théoriques que l’outil était adaptable à leur propre projet, nos deux participants n’ont donc pas hésité une seule seconde à le tester.

1. La phase Define ou l’étape de définition du projet

Durant cette première étape, les 2 participants élaborent un Project Charter, dans lequel ils fixent le cadre et énoncent de manière officielle les objectifs du projet. Ils constituent également une équipe qui les épaulera pour cette mission.

2. La phase Measure ou l’étape des collectes des données et de leur mesure

Pour cette phase, ils commencent par réaliser une mesure de référence basée sur les données actuelles et s’aperçoivent qu’il est déjà possible de tirer les premières conclusions. Par exemple, certains services n’ont aucune influence sur le processus de facturation.

3. La phase Analyse ou l’étape de l’analyse des données

Grâce aux outils vus lors de notre formation théorique, nos deux collègues et leur équipe sont capables de déterminer les causes du faible pourcentage de direct matching. Cette analyse se trouve être très éclairante pour le projet. En fait, le pourcentage de direct matching s’élève à 36 % et contredit le chiffre de départ qui, selon les impressions des deux participants était estimé à 10 % !

4. La phase Improve ou l’étape d’amélioration du projet

Réunis avec tous les membres de leur équipe, les deux participants procèdent à un brainstorming. Le but : mettre sur pied un processus pilote dans lequel la solution optimale sera déterminée et testée. Si cette version pilote est validée par chaque membre, le projet passe alors à la phase suivante qui est la phase finale.

5. La phase Control ou l’étape du contrôle du processus

Durant cette dernière étape, l’équipe réfléchit à la manière dont elle peut introduire et appliquer la solution à toute l’organisation. Enfin, elle établit également un plan de contrôle afin de pouvoir mesurer périodiquement le pourcentage de … et de le corriger si besoin.

Résultat de leur projet Green Belt : un processus de facturation optimisé, une réduction des coûts et un leadtime plus court !

Grâce à un suivi rigoureux des 5 étapes  du modèle DMAIC, nos deux participants ont vu leur objectif initial et leurs espérances dépassés. Le pourcentage de direct matching n’a pas atteint les 80 % comme fixé au départ du projet mais s’élève dorénavant à 91 % ! Par ailleurs, l’impact de leur projet Green Belt ne s’est pas limité à cet unique aspect. Si sur le plan financier, une réduction des coûts de gestion de 15 000 euros a été réalisée, sur le plan humain cela a aussi engendré de l’enthousiasme. En effet, l’approche collective du projet a amélioré la collaboration entre les différents services. Et enfin, même s’il n’en avait pas été question en posant la problématique de ce processus de facturation, son délai d’exécution a été réduit de moitié. La nouvelle manière de travailler a eu une incidence directe et notable sur son leadtime. En conclusion, une histoire qui se termine comme on les aime : un processus optimisé avec un leadtime plus court et une belle économie financière !

Nous félicitons les deux collaborateurs de chez HTM ainsi que leur équipe pour leur implication dans leur projet Green Belt et ce beau résultat !

Vous désirez également améliorer un processus de facturation ou tout autre dans votre entreprise en suivant les 5 étapes du DMAIC ? Prenez contact avec nous pour discuter plus amplement de votre futur projet d’amélioration.