4 outils pratiques pour continuer votre projet d’amélioration en ligne

Si vous avez déjà suivi une formation avec The Lean Six Sigma Company, vous avez dû vous rendre compte à quel point nous encourageons le travail d’équipe et les échanges d’idées. Rassemblés autour de nos fameux « brown paper » et armés de Post-its, nous transmettons à nos participants comment optimiser les processus en facilitant le travail collaboratif. Hélas, depuis la crise du corona, ces sessions ne sont plus possibles et les projets d’amélioration sont à l’arrêt. Pourtant, la distanciation sociale ne doit pas être un frein à abandonner vos initiatives ou travaux de groupe. Et la bonne nouvelle : vous pouvez les poursuivre virtuellement. Comment ? Et bien, nous avons listé pour vous 4 outils pratiques pour continuer votre projet d’amélioration en ligne.

Des projets d’amélioration suspendus à cause de cette crise, vraiment?

Les agents du changement que nous formons traversent une période compliquée : contraints de quitter les salles de réunion où ils animaient des workshops d’amélioration continue, les voilà isolés chez eux. Dans des conditions pareilles, il n’est pas évident d’utiliser les outils Lean Six Sigma tels que VSM, SIPOC, 5 Why’s et par conséquent de continuer son projet… Nous ne sommes donc pas surpris que certains de nos clients et entreprises mettent leurs initiatives d’amélioration sur pause durant cette période critique. En effet, personne ne sait exactement quand elle prendra fin.

Cependant, nous leur conseillons de regarder cette crise à travers un autre prisme. Dès que les conditions le permettront, que les entreprises auront repris un contrôle de la situation et que les collaborateurs retrouveront leur motivation, nous les invitons à reprendre et reconsidérer leurs projets d’améliorations. Peut-être que la continuité de leurs organisations réside dans ces initiatives ? En attendant de préparer ce futur, concentrons-nous sur ce qui peut être fait aujourd’hui avec les conditions actuelles. Les réunions physiques animées autour d’un VSM ne sont pas possibles ? Pas de problème, il existe 4 outils numériques pratiques à utiliser pour vous projets.

Les 4 outils pratiques qui vous permettront de continuer votre projet d’amélioration en ligne

1. Miro

Miro est une plateforme de « white board » (ou tableau blanc) en ligne dans laquelle votre équipe et vous-même pouvez collaborer simultanément lors d’un appel vidéo, que ce soit pour du brainstorming avec des Post-its numériques ou de la planification et de la gestion de flux de travail. La plateforme propose une interface utilisateur très intuitive et conviviale. Avec plus de 60 modèles et outils de framework interactifs, Miro dispose d’un ensemble très complet de gabarits standards pour, entre autres, les diagrammes en arête de poisson, la cartographie des processus… De plus, de nombreuses intégrations sont possibles avec les applications de Microsoft et Atlassian, mais aussi avec Slack, DropBox, etc.

Prix

Miro propose une version gratuite où vous pouvez gérer jusqu’à trois « white board ». Les prix commencent à partir de 8 $ par utilisateur (abonnement annuel) ou 10 $ (abonnement mensuel). De plus, la plateforme vous permet de tester les différentes offres à travers un essai gratuit.

Fonctionnalités

01. Brainstorming – Yes!
02. Calendar Management
03. Contact Management
04. Content Management – Yes!
05. Discussion Boards – Yes!
06. Document Management
07. Project Management – Yes!
08. Real-Time Editing – Yes!
09. Status Tracking
10. Task Management
11. Video Conferencing – Yes!
12. Workflow Management – Yes!

Miro est disponible en version cloud / bureau /mobile

2. Ideaflip

Avec Ideaflip, convertir rapidement des idées en propositions, de les partager et de les affiner sera un jeu d’enfant pour votre équipe. Il s’agit d’une application web très simple, idéale pour les brainstormings pour lesquelles le papier brun et des Post-its sont de coutume. (Value Stream Mapping, 5 Why’s…) C’est un outil certes moins connu, mais sa simplicité d’utilisation garantira une maîtrise rapide de l’application.

Prix

Un abonnement Ideaflip commence à partir de 9 $ par mois. Vous pouvez ensuite créer autant de tableaux que vous le souhaitez et inviter les collaborateurs à participer à cet échange. Il existe une version d’essai gratuite, mais elle n’est valable que 14 jours. Si vous avez été invité à un échange, vous n’avez pas besoin de vous abonner. En tant qu’utilisateur invité, vous pouvez consulter gratuitement les tableaux des autres abonnés Ideaflip soit en tant qu’éditeur, contributeur ou spectateur.

Fonctionnalités

01. Brainstorming – Yes!
02. Calendar Management
03. Contact Management
04. Content Management – Yes!
05. Discussion Boards
06. Document Management
07. Project Management – Yes!
08. Real-Time Editing – Yes!
09. Status Tracking
10. Task Management
11. Video Conferencing
12. Workflow Management – Yes!

Ideaflip disponible uniquement en version cloud

3. Pinup

Pinup est très similaire à Ideaflip. La principale différence réside dans la mise en page, plus basique que celle de Pinup, mais cet outil a quelques fonctionnalités supplémentaires. Par exemple, vous pouvez ajouter des documents (feuilles Excel, présentations, images…) aux Post-its numériques. Autre caractéristique : Pinup permet de discuter avec d’autres participants.

Prix

Pinup est le seul outil gratuit de cette liste. Vous pouvez soutenir la plateforme grâce à un principe de don financier.

Fonctionnalités

01. Brainstorming – Yes!
02. Calendar Management
03. Contact Management
04. Content Management – Yes!
05. Discussion Boards – Yes!
06. Document Management – Yes!
07. Project Management – Yes!
08. Real-Time Editing – Yes!
09. Status Tracking
10. Task Management
11. Video Conferencing
12. Workflow Management – Yes!

Pinup est disponible en version cloud

4. Trello

Encore une fois, nous ne pouvions faire l’impasse sur cet outil que nous utilisons nous-mêmes. Trello est une plate-forme d’Atlassian, une multinationale pour les logiciels d’entreprise, qui se présente comme « un moyen simple, gratuit, flexible et visuel de gérer vos projets et d’organiser n’importe quelle tâche ». Trello a également une automatisation de processus de travail intégrée appelée Butler. Par exemple, la plateforme facilitera votre travail en vous permettant de créer des tableaux personnalisés.

Prix

Trello a un modèle de tarification très détaillé. Vous pouvez commencer gratuitement. Vous disposez alors d’un nombre illimité de tableaux, cartes et listes à usage personnel, 10 tableaux d’équipe et 1 power-up par tableau. Si Trello semble vous convenir, pourquoi ne pas passer à l’abonnement Business Class de 9,99 $ par utilisateur ? (abonnement annuel) ou 12,50 $ (règlement mensuel) ou à l’abonnement Entreprise de 20,83 $ par utilisateur (simulation de prix avec 100 utilisateurs, abonnement mensuel). La différence entre ces abonnements et la version gratuite réside principalement dans les power-ups supplémentaires et les options de sécurité.

Fonctionnalités

01. Brainstorming – Yes!
02. Calendar Management – Yes!
03. Contact Management – Yes!
04. Content Management – Yes!
05. Discussion Boards
06. Document Management – Yes!
07. Project Management – Yes!
08. Real-Time Editing – Yes!
09. Status Tracking – Yes!
09. Task Management – Yes!
11. Video Conferencing
12. Workflow Management – Yes!

Trello est disponible en version cloud /mobile

Lequel de ces 4 outils pratiques devez-vous choisir pour continuer votre projet d’amélioration en ligne?

Nous ne pourrons vous répondre par une réponse unique. L’outil que vous choisirez dépendra du contexte de votre projet. Ce qui fonctionne pour nous peut ne pas être d’application pour vous.

Vous souhaitez utiliser un outil pour organiser des sessions de brainstomring de manière ponctuelle ?

Alors Ideaflip et Pinup feront largement l’affaire. Ils présentent la particularité d’être plus accessibles et ne nécessitent peu ou pas de configuration. Notez que le nombre de fonctionnalités qu’offrent Pinup peut complexifier la séance de brainstorming. De plus, la fonction chat n’est pas très conviviale. Elle peut cependant être prise en charge en configurant un appel vidéo Skype. Pour toutes ces raisons de convivialité et de configuration, nous vous orientons vers Ideaflip. Néanmoins si nous ne désirez pas investir pour un outil de brainstorming, Pinup reste une alternative robuste gratuite.

Contrairement au cas précédent, votre quotidien se résume à travailler en équipe et vous désirez instaurer un environnement de brainstorming en ligne ?

Alors, les plateformes telles que Miro et Trello sont sans aucun doute celles qu’il vous faut ! Les deux plates-formes ont de nombreuses intégrations facilitant l’automatisation en plus d’une application mobile pour que vous ne ratiez aucune session de brainstorming. Mais chacune présente des spécificités.

Trello est un outil plus enclin à la gestion de projet. Vous pouvez assigner des délais et des collaborateurs aux différentes tâches. Le moins de cet outil ? L’absence de la fonction de chat ou de vidéoconférence rendant la collaboration en ligne plus compliquée. Mais ce manque peut être pallié par une prise en charge avec un appel vidéo externe.

Par contre avec Miro, cette fonctionnalité est intégrée. Miro s’adapte mieux à du brainstorming et sa bibliothèque avec les nombreux canevas est certainement un gros plus. Cet outil est aussi équipé pour travailler avec tous ses collaborateurs en ligne. Sans conteste, en tant qu’outil de brainstorming pur, Miro ravit la première place à Trello. Mais si nous devions les comparer en termes de qualité, tous les deux se valent.

Astuce : les deux outils sont parfaitement combinables. Si Miro est parfait pour relever, structurer vos idées ; avec Trello vous n’aurez aucun mal à les concrétiser.

Vous avez testé d’autre outils pour continuer votre projet?

Avez-vous découvert d’autres outils pour organiser vos sessions de brainstorming en ligne ? Partagez-les avec nous ! Ou bien êtes-vous impatient de relancer votre projet d’amélioration et avez besoin d’un petit coup de pouce ? Contactez votre coach ou l’un de nos collaborateurs. Nous serons heureux de vous aider à reprendre le fil là où vous l’avez laissé😉.