8 précieux conseils pour réussir son projet Kaizen

Kaizen: mot japonais qui signifie « petit changement pour un mieux ». En occident, on traduit cela par « amélioration continue »…Et qui dit « amélioration continue », pense directement à la culture Lean. Car le Kaizen est aussi une méthodologie du Lean. Déclinable en mode projet, le Kaizen event est idéal pour mener des initiatives de courte durée et dont les implémentations sont rapides. Cependant, si certains éléments ne sont pas pris en compte, votre  Kaizen event vous rendra tout sauf…zen! Pour vous éviter toute déconvenue, nos experts partagent leurs 8 précieux conseils pour réussir au mieux votre projet Kaizen. 

D’abord quelques mots sur le Kaizen

Le Kaizen, qui signifie « amélioration continue » est une méthodologie du Lean. Elle est utilisée de manière très naturelle dans les organisations au Japon. Le management japonais en use et abuse pour implémenter tout changement progressif. Remarquez, cette manière de procéder est en totale opposition au leadership occidental. Ce dernier impose en général les changements de façon plus brutale.

Kaizen event, idéal pour des projets de faible complexité

Par nature et définition (petits changements pour un mieux), le Kaizen s’applique parfaitement à des projets pour améliorer les activités quotidiennes pour et par les gens du terrain. Par exemple dimunuer les coûts ou encore réduire les délais de livraison. La méthodologie n’est pas recommandée pour des projets de plus grande envergure ou de grandes innovations. Dans ces cas, la méthode DMAIC ou le Six Sigma est préconisé.

Concrètement, un Kaizen event est un projet de 3 à 5 jours qui couvre les étapes de la définition du problème à celle de l’implémentation des solutions élaborées pour le résoudre. Retenez qu’une de ses principales caractéristiques est de résoudre un problème urgent dont le périmètre est limité.

En théorie, tout ceci peut paraître simple. En pratique et durant leurs accompagnements, nos formateurs ont remarqué que si certains éléments n’étaient pas pris en compte,  le Kaizen event peut se terminer en « flop ». Pour éviter l’échec ou l’abandon de votre projet, voici leurs 8 conseils déclinés en check-list pour réussir votre Kaizen event.

Les 8 conseils qui vous aideront à réussir votre projet Kaizen

1. Assurez-vous de l’engagement de la direction

Cela paraît être du bon sens. Mais bon nombre de managers ou leaders n’insufflent pas suffisamment leur engagement ou implication dans le bon déroulement du projet. Pourquoi cette attitude? Parce qu’ils ne reconnaissent ou ne jugent pas le problème suffisamment important pour le porter en projet d’amélioration. Sans cette reconnaissance de leur part, le Kaizen event peut être un mort-né.

2. Préparez-vous à l’incertitude

Vous devez accepter que l’incertitude fait partie d’un projet Kaizen. D’une part, vous ne pourrez jamais prédire à l’avance quelle en sera la solution. D’autre part, vous ne saurez pas non plus comment il se déroulera. Le résultat dépend de la qualité et de l’engagement des participants ainsi que de la façon dont le chef de projet conduit le Kaizen event. D’où l’importance d’une excellente préparation. Cependant,  soyez prêt à une certaine flexibilité pour modifier l’ordre du jour lorsque la situation l’exige. Pour gérer au mieux ces imprévus,  faites-vous accompagner par des chefs Kaizen expérimentés ( au moins lors de vos 2 premiers Kaizen event).

3. Ayez confiance en la méthode!

Faites confiance à la méthode et aux autres outils que vous appliquez. Les outils les plus utilisés dans les Kaizen event sont le VSM ( value stream mapping), les 5 pourquoi, le management visuel ou encore le 5S.

4. Contrôlez le champ d’application du projet

Un des pièges qui guette sournoisement votre projet Kaizen est que son périmètre s’élargisse. Préférez toujours mener un projet Kaizen réussi qui se termine plus tôt que d’élargir son champ au risque de l’étendre en longueur.

5. Ne mettez pas tout sur le compte des adaptations IT

Par expérience, nous avons observé que pour des problèmes de processus, les responsables et employés remettent très souvent en cause l’aspect informatique. Pointer du doigt les dysfonctionnements de l’IT par habitude occulte leurs propres insuffisances. A éviter donc!

6. Maintenez un bon rythme durant vos réunions

Une bonne dynamique est essentielle pour un Kaizen event. Pour ne pas perdre les participants, assurez-vous que chacun soit impliqué et s’exprime.

7. Go to the Gemba

Avant de vouloir apporter tout changement et foncer tête baissée sur l’établissement du VSM, allez comprendre comment se déroule le processus sur le lieu de travail. Pour ce faire, inutile de se transformer en inspecteur de la gestapo, faites-vous plutôt aider par notre check-list Gemba walk.

8. Appliquez la règle 80/20

Dans tout projet, Kaizen ou non, il n’est pas rare d’observer que certains participants voudront avant tout promouvoir leurs propres objectifs personnels. Soyez vigilants et sélectionnez uniquement les solutions qui contribueront véritablement à l’objectif du Kaizen event. Pour cela, la réalisation d’une « matrice avantages/efforts » se révèle être très judicieuse. Son fonctionnement est simple: évaluez les solutions potentielles en fonction de leur contribution à l’objectif de votre projet et de la complexité de leurs mises en oeuvres (avantages/efforts). Sur base de cette matrice, sélectionnez les mesures et actions définitives.

En conclusion, inculquer une culture d’amélioration continue et de changement de manière progressive et douce est possible.  La méthodologie Kaizen déclinée sous forme de  Kaizen event  sera votre précieuse alliée.  Les évènements Kaizen peuvent, en effet, parfaitement se fondre dans les routines quotidiennes de votre organisation….à condition d’appliquer ces 8 précieux conseils!

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